Przekazanie kluczy trwa kilka minut. Ustalenie po roku, czy rysa na parkiecie była tam od początku, bywa już niemożliwe. Dlatego przy każdym przekazaniu nieruchomości, czy to najemcy, kupującemu, czy nabywcy od dewelopera, strony spisują protokół zdawczo-odbiorczy. To krótki dokument, który przy rozliczeniu kaucji albo zgłoszeniu wad znaczy więcej niż ustne ustalenia.
W tym poradniku wyjaśniamy, co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania, kiedy wymagają go przepisy, jak go sporządzić krok po kroku i jakich błędów unikać. Znajdziesz tu też wzór protokołu, który możesz przepisać do własnego dokumentu.
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, w którym strony opisują stan nieruchomości w dniu jej przekazania. Zapisują w nim stan techniczny lokalu, wyposażenie, usterki, stan liczników i liczbę przekazanych kluczy. Podpisy obu stron potwierdzają, że opis odpowiada rzeczywistości.
Protokół sporządza się w trzech sytuacjach:
W każdej z tych sytuacji dokument pełni tę samą funkcję. Jest punktem odniesienia przy późniejszych rozliczeniach.
To zależy od rodzaju transakcji.
Ustawa o ochronie praw lokatorów mówi wprost: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu” (art. 6c).
Przy wynajmie mieszkań prywatnych, czyli spoza publicznego zasobu mieszkaniowego, strony mogą w umowie najmu ułożyć te prawa i obowiązki inaczej (art. 6f). Rezygnacja z protokołu utrudnia jednak rozliczenie kaucji obu stronom. Co jeszcze warto zapisać w samej umowie, opisujemy w artykule o kluczowych elementach umowy najmu mieszkania.
Przy sprzedaży mieszkania z rynku wtórnego przepisy nie nakazują spisania protokołu. Własność przechodzi na kupującego na podstawie aktu notarialnego, a wydanie lokalu może nastąpić w innym dniu, jeśli strony tak ustalą. Protokół dokumentuje, w jakim stanie kupujący odebrał mieszkanie i od jakiego stanu liczników przejmuje rachunki.
Tu protokół wynika wprost z ustawy. Przeniesienie praw na nabywcę poprzedza odbiór lokalu, który odbywa się w obecności nabywcy. Z odbioru sporządza się protokół, do którego nabywca może zgłosić wady (art. 41 ust. 1-3 ustawy deweloperskiej). Terminy, które uruchamia ten dokument, opisujemy niżej.
Przepisy nie narzucają jednego wzoru. Przy najmie art. 6c wymaga opisu stanu technicznego i stopnia zużycia instalacji i urządzeń, a resztę strony ustalają same. Dobry protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania zawiera:
Protokół najlepiej sporządzić w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.
Poniższy wzór protokołu możesz przepisać do edytora tekstu i dopasować do swojej nieruchomości. Jeśli mieszkanie jest w pełni umeblowane, rozbuduj część z wyposażeniem.
Przy zwrocie lokalu strony porównują jego stan z protokołem sporządzonym na początku najmu. Kodeks cywilny stanowi, że po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1).
Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Protokół z wydania i protokół ze zwrotu lokalu pokazują, czy takie należności powstały. Bez nich trudniej wykazać, które uszkodzenia pojawiły się w czasie najmu.
Dokument ma znaczenie także dla podziału napraw. Ustawa wymienia elementy, których naprawa i konserwacja obciążają najemcę, między innymi podłogi, okna i drzwi, wbudowane meble oraz urządzenia sanitarne (art. 6b ust. 2), o ile umowa nie ustala tego inaczej. Opis ich stanu w dniu wydania lokalu pokazuje, co zmieniło się w trakcie najmu.
Co, jeśli na początku najmu protokołu nie spisano? Kodeks cywilny zawiera domniemanie, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Najemca, który twierdzi, że usterka istniała wcześniej, musi to wykazać. Więcej o granicy między zużyciem a zniszczeniem przeczytasz w artykule o zwrocie kaucji i zniszczeniach w mieszkaniu.
Sprzedaż nieruchomości kończy się formalnie podpisaniem aktu notarialnego, a w praktyce przekazaniem kluczy. Protokół dokumentuje ten drugi moment. Sprzedający i kupujący spisują w nim:
Dla sprzedającego to dowód, od kiedy za rachunki odpowiada nowy właściciel. Dla kupującego to potwierdzenie, że odebrał lokal w umówionym stanie. Stan liczników z protokołu przydaje się też przy przepisywaniu umów z dostawcami mediów.
Termin wydania mieszkania i listę pozostawianego wyposażenia najlepiej zapisać już w umowie przedwstępnej i w akcie notarialnym. Protokół potwierdza wtedy, że ustalenia zostały wykonane. Jak przygotować całą transakcję, opisujemy w poradniku jak sprzedać mieszkanie z biurem nieruchomości w 10 krokach, a listę dokumentów do notariusza w artykule o dokumentach do aktu notarialnego.
Przy zakupie na rynku pierwotnym odbiór reguluje art. 41 ustawy z dnia 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym. Najważniejsze zasady:
Dlatego do protokołu odbioru wpisuj wszystkie usterki, także drobne. Na odbiór nieruchomości możesz zabrać fachowca od instalacji i wykończeń. Więcej o zakupie z rynku pierwotnego przeczytasz w poradniku o zakupie mieszkania od dewelopera.
Przepisy tego nie wymagają. Ponumerowane zdjęcia z datą, opisane w protokole, to jednak najprostszy sposób, żeby pokazać stan lokalu w dniu przekazania.
Nie. Ani art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, ani art. 41 ustawy deweloperskiej nie wymagają dla protokołu formy aktu notarialnego. Wystarczy dokument podpisany przez obie strony.
Wpisz w protokole, że druga strona odmówiła podpisu, i dołącz zdjęcia. Dobrze, jeśli przy przekazaniu jest obecna osoba trzecia, która może potwierdzić przebieg spotkania.
Przy najmie ustawa przewiduje, że strony sporządzają protokół przed wydaniem lokalu najemcy (art. 6c). Dokument spisany kilka dni później nadal się przyda, ale trudniej nim wykazać stan mieszkania z dnia przekazania nieruchomości. Najbezpieczniej wręczyć klucze dopiero po podpisaniu protokołu.
Po jednym dla każdej strony. Gdy w przekazaniu uczestniczy pośrednik albo zarządca najmu, warto, żeby również zachował kopię.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania spisujesz w dniu przekazania kluczy, najlepiej zanim trafią do drugiej strony. W najmie ustawa czyni go podstawą rozliczeń przy zwrocie lokalu. Kupujący od dewelopera wpisuje do niego wady, a od podpisania dokumentu biegną terminy na ich uznanie i usunięcie. Na rynku wtórnym sprzedający i kupujący zamykają nim rozliczenie mediów i potwierdzają, w jakim stanie nieruchomość zmieniła właściciela.
Wynajmujesz mieszkanie i nie chcesz sam pilnować umowy, protokołu i kaucji? W ramach usługi wynajmu i zarządzania najmem przygotowujemy umowę najmu, także okazjonalnego, weryfikujemy najemców w bazach KRD, BIG i BIK, sporządzamy szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy z pełną dokumentacją fotograficzną i rozliczamy kaucję po zakończeniu umowy. Sprzedajesz mieszkanie? W ramach kompleksowej obsługi sprzedaży przeprowadzimy Cię przez całą transakcję. Działamy od 17 lat. Umów konsultację z doradcą Wilson’s.
