Sprawdź 10 punktów checklisty, zanim wynajmiesz wymarzone biuro

Jak wynająć biuro, które będzie idealnym miejscem na rozwój twojej firmy? To pytanie zadaje sobie niejeden przedsiębiorca. Nie ma znaczenia czy jesteś początkującym, czy zaprawionym w boju szefem. Przestrzeń, w której pracujesz razem z zespołem, musi być komfortowa i inspirująca. Powinna też sprzyjać dobrej atmosferze, bo ta, przekłada się na efektywność pracy. Znalezienie odpowiedniego miejsca jest nie lada wyzwaniem. Zanim rozpoczniesz poszukiwania, zapoznaj się z tymi 10 punktami checklisty, która rozjaśni twoje cele i doprecyzuje oczekiwania.

1. Definicja potrzeb firmy

Na wstępie warto się zastanowić, jakie są potrzeby firmy. W tym celu trzeba zebrać wszelkie informacje dotyczące:

• planów rozwoju firmy,

• sprzętów, jakie znajdą się w biurze,

• liczba osób w zespole,

• specyfiki współpracy z klientami (forma spotkań, potrzeba przestrzeni konferencyjnej).

2. Lokalizacja

Lokalizacja biura do wynajęcia jest niezwykle istotna nie tylko z punktu widzenia szefa, ale także jego pracowników i klientów. Nie koniecznie to musi być ścisłe centrum Warszawy, natomiast warto zadbać, aby nowy adres biura był dobrze skomunikowany z miastem. Kluczowi pracownicy muszą mieć dobry dojazd. Najlepiej żeby biuro było blisko metra, szczególnie w Warszawie. Dobra lokalizacja jest ważna, aby korki i długość trasy nie były uciążliwe, ponieważ to jest jeden z powodów, dla których pracownik może chcieć zmienić pracę. Jeśli klienci są przyjmowani w biurze, to tym bardziej należy zawczasu wziąć pod uwagę umiejscowienie biura. Wybór dobrej lokalizacji na działalność przekłada się na pozytywne wrażenie na temat całej firmy. oferty

3. Parking

Warto pamiętać, że miejsca parkingowe, zwłaszcza w dużych miastach, bywają problematyczne. Parking w okolicy biura do wynajęcia jest dużą wygodą, którą docenią zmotoryzowani pracownicy i klienci. Sprawdź też, czy parking dostępny w pobliżu jest bezpłatny. Pamiętaj, że za złe parkowanie grozi mandat od straży miejskiej!

4. Zakup, wynajem, a może coworking?

Przed podjęciem takiej decyzji należy zastanowić się nad przyszłością firmy. Czy zamierzasz ją rozwijać, a co za tym często idzie, powiększać zespół? Jaki jest charakter pracy twojej firmy? Czy potrzebne są spotkania z klientami? Te pytania pozwolą na wybór właściwego rozwiązania. Firma, która ma określony zespół i nie planuje jego rozwoju, może kupić lokal. Przedsiębiorstwo, które stawia na rozszerzenie liczby pracowników, zdecydowanie powinno postawić na wynajem. Dzięki temu, wraz z rozwojem firmy, może zmienić miejsce pracy na bardziej odpowiednie. Coworking jest idealnym rozwiązaniem dla freelancerów czy też osób pracujących zdalnie, które potrzebują biura okazjonalnie, aby spotkać się i omówić lub z zespołem, lub klientami ważne kwestie. Biuro coworkingowe może być jednak współdzielone przez inne firmy i trzeba to mieć na uwadze. 

5. PR firmy

Zatrudniając pracownika lub przyjmując klienta, musisz mieć świadomość, że miejsce spotkania na pewno zrobi wrażenie. Czy dobre, czy złe zależy od samego lokalu. Reprezentacyjność miejsca jest bardzo ważna. Jasne, przestronne biuro, nowocześniej umeblowane, z zielonymi roślinami i miejscem wypoczynku, z pewnością zostanie pozytywnie odebrane. Ciemna klitka, podniszczone meble nie są atrakcyjne i od razu mogą negatywnie nastroić gości i zniechęcić ich do dalszej współpracy.

6. Pomieszczenia w biurze

Zanim zapadnie decyzja o wynajmie lokalu trzeba sprawdzić, czy są w nim wszystkie niezbędne pomieszczenia. Oczywiście cały lokal jest podzielony na pokoje pracownicze, które są bardzo ważne, jednak zaplecze socjalne także i nie można go lekceważyć. Miła kuchnia, z możliwością postawienia ekspresu do kawy i mikrofali to atut biura. Łazienka i toaleta, z komfortowo oddzielonym miejscem mycia rąk także. W niektórych miejscach jest także prysznic, który może mieć znaczenie. Część przedsiębiorstw z pewnością poszukuje lokale użytkowe z małym pokojem na serwerownię, osobnym miejscem spożywania posiłków lub składowania dokumentów.

7. Stan techniczny

Sprawdzenie stanu technicznego nieruchomości dobrze jest przeprowadzić z pomocą profesjonalisty. Wszelkie usterki i braki w wyposażeniu warto zgłosić wcześniej właścicielowi lokalu. Niektóre miejsca mogą wymagać remontu przed zagospodarowaniem.

8. Dodatkowe koszty

Jeżeli biuro nie jest gotowe do wejścia, dodatkowymi kosztami może być remont, umeblowanie biura lub koszty samej przeprowadzki. Warto je przeliczyć i mieć na uwadze, aby nie być zaskoczonym później. Pomoc w przygotowaniu takiego budżetu oferują profesjonalni brokerzy i dobrze jest się wesprzeć ich doświadczeniem i radą.

Poza bazowym czynszem za wynajem biura, firma musi wziąć pod uwagę koszty eksploatacyjne budynku. W ich skład wchodzą między innymi media (woda, prąd, ogrzewanie) i utrzymanie części wspólnych budynku.

Istotną kwestią jest także zabezpieczenie umową, o ile może wzrosnąć czynsz przy przedłużaniu najmu.

9. Jak szukać biura do wynajęcia?

Pierwszym miejscem, które odwiedza się w celu znalezienia lokalu, jest Internet. Szereg reklam i stron wskazuje na portale, agencje i prywatne biura, które specjalizują się w poszukiwaniu miejsc na wynajem. Na niektóre ogłoszenia warto jednak uważać. Część najbardziej wyeksponowanych i pięknych biur jest tylko wabikiem na klientów i nigdy nie była przeznaczona na wynajem. Poza tym typowe portale nie mają monopolu na wszystkie atrakcyjne oferty. Ze względu na cenę opublikowania ogłoszenia część właścicieli zrezygnowało z takiej opcji. Dlatego warto rozejrzeć się także na stronach specjalistycznych agencji, które bardzo indywidualnie podchodzą do każdego klienta i potrafią wyszukać lokale, które nie są dostępne na popularnych portalach. Samemu także można rozglądać się po mieście, w poszukiwaniu wywieszonych ogłoszeń.

10. Umowa

Przed ostateczną decyzją dobrze jest skonsultować umowę. Zwłaszcza jeśli nie masz dużego doświadczenia w wynajmowaniu powierzchni. Dobra umowa zabezpiecza najemcę przed nieuczciwymi praktykami właścicieli lokalów. Mogą one pojawić się w przypadku odstąpienia od umowy lub w trakcie jej trwania. Broker lub prawnik z pewnością będzie wiedział, czego szukać i na jakie punkty umowy się nie godzić.